Il segreto di una buona e-mail

Quante volte noi traduttori (ma non solo naturalmente) gestiamo i rapporti lavorativi con tutto il mondo via e-mail!?

Nel 99% dei casi per quanto mi riguarda. Saper gestire al meglio l’e-mail (non a livello gestionale ma dello scrivere) è fondamentale e questo articolo di Voce Arancio mi è piaciuto in maniera particolare: indica alcune regole base per dare il meglio di sé in questo campo!

  1. L’oggetto è la parte più importante del messaggio: serve a capire, o a far capire alla persona cui si scrive, che cosa si vuole comunicare. Quando si chiede qualcosa, nell’oggetto bisogna indicare anche entro quanto tempo.
  2. Quando si scrive a persone che non si conoscono non è sempre facile trovare il tono giusto. “Egregio” è una parola che non si usa quasi più, meglio “gentile”, ottimo per gli uomini e per le donne.
  3. A volte aggiungere una faccina può aiutare. Dal vivo abbiamo il sorriso, la gestualità, il volume della voce. Nell’email no.
  4. Se non si conosce la persona cui si scrive bisogna presentarsi con naturalezza, come si farebbe nel mondo non virtuale, e in maniera sintetica. Non esagerare con i link che spostano l’attenzione dal messaggio al web.
  5. Le informazioni più importanti vanno messe in testa. Spiegazioni ulteriori, dettagli, verranno dopo, magari strutturati secondo un elenco puntato. Meglio evitare i continui cambi di colore e di formato del carattere, che distraggono e distolgono l’attenzione del lettore. 
  6. Evitare le espressioni come “con riferimento a”, “le comunichiamo che”, “a tal proposito”, e tutte quelle troppo burocratiche.
  7. Gli allegati devono essere contestualizzati, sintetizzati e spiegati.
  8. In copia bisogna mettere soltanto le persone che devono veramente venire a conoscenza della conversazione. 
  9. Peggio dei “cordiali saluti” ci sono soltanto “cordialmente” e “cordialità”. Dall’email ci si aspetta qualcosa di più caldo ma non troppo confidenziale: “buona giornata” andrà benissimo.
Se volete leggere l’articolo intero, che è più prolisso delle brevi regole che ho estrapolato, potete clicca qui.
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